Politique de Confidentialité

Chez OPTIMUS COMPANY SARL, éditeur de la plateforme SmartArchive, nous sommes intimement convaincus que la confiance numérique est indispensable à la transformation des entreprises et des administrations. La protection de vos informations confidentielles, de vos documents juridiques et de vos données personnelles est notre plus haute priorité.

Cette politique a pour objectif de vous informer de façon transparente sur les données personnelles que nous collectons, la raison pour laquelle nous le faisons, les mesures prises pour assurer leur totale confidentialité, et les droits dont vous disposez en tant qu'Utilisateur ou représentant d'une entreprise cliente.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées sur la plateforme SmartArchive est :

Nous collectons uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture de nos services :

• Données de compte :Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, poste ou fonction, et raison sociale de l'entreprise.
• Fichiers & Documents importés :Tous les documents numérisés, courriers et fichiers administratifs téléversés volontairement par l'Utilisateur.
• Métadonnées d'archivage : Auteurs des documents, dates de création, indexations manuelles ou générées via notre moteur OCR.
• Données de connexion & d'audit : Adresse IP, type de navigateur, date et heure des accès, actions réalisées au sein de la plateforme.
• Données de facturation :Informations relatives aux paiements d'abonnement (montant, méthode, référence de transaction) à des fins de comptabilité et de traçabilité.

La collecte et le traitement de vos données personnelles ont pour finalités exclusives :

• La mise en œuvre des outils d'archivage électronique et de gestion de courrier.
• L'indexation automatique par reconnaissance optique de caractères (OCR) facilitant les recherches documentaires.
• La tenue des registres d'audit de sécurité, indispensables pour prouver l'intégrité légale des pièces archivées à valeur probatoire.
• La gestion de la relation client, le support technique et l'envoi de notifications critiques sur l'état de l'application.
• La facturation et la gestion des abonnements souscrits par les entreprises clientes.
• L'amélioration continue de la plateforme sur la base de métriques d'usage anonymisées.

Vos données de compte sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale liant votre entreprise à SmartArchive.

Les documents archivés sont conservés uniquement pendant la durée définie par les paramètres choisis par les administrateurs de votre organisation, en phase avec les obligations légales de conservation (typiquement 10 ans pour les documents comptables ou sociaux).

En cas de résiliation de l'abonnement, l'ensemble des documents fait l'objet d'une phase de restitution (récupération sous format standard) suivie d'une destruction définitive et sécurisée sous un délai de trente (30) jours.

Les données de facturation sont conservées pendant dix (10) ans conformément aux obligations légales comptables applicables en RDC.

OPTIMUS COMPANY SARLs'appuie sur des infrastructures d'hébergement cloud hautement sécurisées (telles que Cloudflare R2 ou Amazon Web Services) disposant de mesures de sécurité physiques et logiques parmi les plus strictes au monde.

Les documents ne sont en aucun cas transférés à des tiers non autorisés. Nous mettons en œuvre un cloisonnement logique étanche entre les données des différents clients de notre solution SaaS (architecture multi-tenant sécurisée).

OPTIMUS COMPANY SARL a conçu son architecture technique pour prévenir les failles de sécurité :

• Chiffrement au repos :Toutes vos archives sont cryptées sur nos disques durs en utilisant l'algorithme AES-256.
• Chiffrement en transit :Les flux d'information s'effectuent exclusivement via des connexions HTTPS avec protocole TLS v1.3.
• Authentification forte (MFA) :L'accès utilisateur est renforcé par l'obligation d'activer la double validation par code à usage unique.
• Registres d'accès immuables :Tout accès ou modification de document fait l'objet d'un log chiffré infalsifiable.
• Sauvegardes automatiques : Des sauvegardes redondantes sont effectuées quotidiennement pour garantir la résilience face à tout incident technique.

La plateforme SmartArchive utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Aucun cookie publicitaire ou de pistage tiers n'est déposé.

• Cookies de session :maintien de l'authentification durant la navigation.
• Cookies de préférences :mémorisation des paramètres d'affichage (thème, langue).
• Cookies d'analyse interne : données anonymisées pour mesurer les performances — aucune donnée nominative transmise à un tiers.

L'Utilisateur peut gérer ou supprimer les cookies via les paramètres de son navigateur. La désactivation des cookies de session entraînera l'impossibilité de se connecter à la plateforme.

Dans le cadre de l'hébergement cloud, certaines données peuvent être stockées sur des serveurs situés en dehors de la RDC (Union Européenne, États-Unis). Ces transferts sont encadrés par des contrats de traitement de données conformes aux standards internationaux de protection (clauses contractuelles types, certifications ISO 27001).

OPTIMUS COMPANY SARLs'assure que tout prestataire étranger offre un niveau de protection des données au moins équivalent aux exigences applicables en RDC. À aucun moment vos données ne sont transférées vers un pays ne présentant pas de garanties adéquates.

Conformément à la législation sur le traitement des données et la protection de la vie privée, vous bénéficiez des droits suivants :

Pour exercer l'un de ces droits, adressez-vous en priorité à l'administrateur SmartArchive au sein de votre entreprise, ou à notre service de conformité via l'adresse indiquée à l'article 11.